Onboarding pracownika pracującego zdalnie. O czym należy pamiętać?
24 lutego 2023
Onboarding to proces wprowadzania nowych pracowników do pracy w danej firmie lub organizacji. Celem procesu onboardingu jest zaadaptowanie nowych pracowników do naszego środowiska pracy, zbudowanie ich długoterminowego zaangażowania, maksymalne skrócenie czasu potrzebnego na osiągnięcie pełnej efektywności, sprawne przekazanie wiedzy projektowej oraz nauczenie niezbędnych dodatkowych umiejętności potrzebnych do pracy w przypisanym projekcie.
Proces onboardingu składa się z różnych elementów, takich jak:
- Przygotowanie stanowiska pracy i przeszkolenie wstępne pracownika w zakresie obowiązków na stanowisku oraz BHP.
- Orientację w zakresie kultury organizacyjnej, polityki, procedur i procesów funkcjonujących w firmie, oraz przedstawienie zespołu oraz kluczowych osób.
- Szkolenie dotyczące projektów, produktów i usług firmy.
- Mentoring i coaching, zarówno w aspekcie funkcjonowania w organizacji jak i w projekcie.
- Zintegrowanie nowego pracownika z zespołem.
Onboarding pracownika pracującego zdalnie, a takiego pracującego w siedzibie firmy – różnice
Onboarding pracownika pracującego zdalnie od tego, który pracuje w siedzibie firmy, mimo że co do celów jak i etapów jest podobny, różni się pod wieloma względami. Pierwszym przypadku, zazwyczaj wszystko odbywać się będzie się zdalnie, za pośrednictwem komunikatorów internetowych i platform do współpracy. Nowy pracownik nie będzie miał bezpośredniego kontaktu z kolegami z pracy i osobami odpowiedzialnymi za jego wdrożenie. Poniżej wymieniamy kilka aspektów tej sprawy:
- Pracownicy pracujący zdalnie będą mieć mniej bezpośredniego kontaktu z kolegami z pracy i przełożonymi, co może wymagać od firmy dodatkowych wysiłków, aby zintegrować ich z zespołem i zapewnić im odpowiednią orientację.
- Pracownicy pracujący zdalnie mogą potrzebować dostępu do odpowiedniego sprzętu do pracy w trybie home-office, takiego jak laptop, telefon i odpowiednie oprogramowanie (np. VPN), aby móc wykonywać swoje obowiązki.Ze względu na mniejsze możliwości bezpośredniej komunikacji z kolegami z pracy i przełożonymi, osoby pracujące zdalnie mogą potrzebować zapewnienia przez firmę specjalnych rozwiązań komunikacyjnych.Osoby takie mogą mieć trudności z udziałem w szkoleniach stacjonarnych, więc firmy mogą musieć zapewnić im możliwość odbycia niezbędnych szkoleń w trybie online.
- Nowi zdalni pracownicy mogą potrzebować znacznie więcej wsparcia i mentoringu.
- Struktura spotkań zespołu musi być z góry zaplanowana oraz muszą się one odbywać częściej.
Jak rozpocząć onboarding pracownika pracującego zdalnie?
Pandemia pchnęła nas w erę pracy zdalnej, ale organizacje na całym świecie bardzo szybko się do tego dostosowały, opracowując skuteczne sposoby wdrażania nowych pracowników w tym trybie. Wdrażanie nowego pracownika w procesy i projekty prowadzone w organizacji może być trudnym zadaniem dla wielu pracodawców, ze względu na potrzebę utrzymania właściwej równowagi między zapewnianiem wystarczającego wsparcia i uwagi nowemu pracownikowi a umożliwieniem mu autonomicznej pracy nad jego nowymi wyzwaniami.
Jeśli jednak wdrożenie zostanie przeprowadzone prawidłowo, tryb pracy nowo pozyskanej osoby może przynieść obu stronom wiele korzyści, takich jak zwiększona produktywność i morale, lepsza współpraca i oszczędności. Poniżej omówimy, jak rozpocząć onboarding pracownika pracującego zdalnie.
Wdrożenie w środowisko pracy, procesy wewnątrz-firmowe i przypisany projekt
Przed rozpoczęciem pracy pracownik zdalny powinien otrzymać wszystkie niezbędne narzędzia, takie jak komputer dostosowany do pracy zdalnej (laptop), telefon, oprogramowanie i dostęp do zasobów informatycznych firmy, aby mógł wykonywać swoje obowiązki. Następnie, po wykonaniu podstawowych szkoleń wymaganych przez prawo pracy (w przypadku osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę), takich jak szkolenie stanowiskowe i BHP, rozpoczynamy zasadniczy proces wdrożenia pracownika:
- Pracownik zdalny powinien otrzymać informacje na temat kultury organizacyjnej firmy, polityki i obowiązujących procedur, a także poznać kluczowe osoby w organizacji, które mogą mu pomóc w różnych aspektach jego pracy.
- Pracownik powinien przejść odpowiednie szkolenie dotyczące projektów toczących się w firmie, aby mógł wykonywać swoje obowiązki w sposób efektywny.
- Pracownik powinien otrzymać wsparcie mentora, który będzie go wspierał i doradzał mu w procesie adaptacji do nowego środowiska pracy.
- Pracownik zdalny powinien jak najszybciej zacząć być integrowany z zespołem poprzez udział w spotkaniach zespołu, najlepiej w formie wideokonferencji i inne formy komunikacji.
Efektywne wyznaczanie zadań
Biorąc pod uwagę specyficzne umiejętności i zainteresowania każdego pracownika, firmy muszą mieć pewność, że przydzielają mu zadania, które przyniosą organizacji maksymalne korzyści, jednocześnie pomagając członkom zespołu rozwijać ich talenty i wiedzę. Firmy powinny również zapewnić odpowiednie wsparcie, aby pomóc pracownikowi efektywnie wykonywać powierzone mu zadania.
Kluczem jest zrozumienie mocnych i słabych stron oraz preferencji każdego członka zespołu przed przydzieleniem zadań. W ten sposób możemy mieć pewność, że każde zadanie zostanie przydzielone właściwej osobie, aby zmaksymalizować jej potencjał i zapewnić pomyślną realizację wspólnych projektów. Skuteczne przydzielanie zadań wymaga otwartej komunikacji, ustalania oczekiwań, a potem stałego monitorowania postępów. Postępując zgodnie z tymi krokami, znacznie zwiększamy prawdopodobieństwo, że zdalne zespoły wykonają swoje zadania wydajnie i z należytą dokładnością.
Ustalenie formy raportowania prac
- Organizacje powinny rozważyć różne formy raportowania, takie jak codzienne spotkania, raporty cotygodniowe lub śledzenie kamieni milowych. Forma raportowania powinna dawać pewność, że zdalne zespoły w pełni realizują powierzone im zadania i spełniają oczekiwania, a jednocześnie nie obciążać ich zbytnio, zmniejszając ich produktywność kosztem wdrożenia nadmiernej kontroli. Wykorzystanie odpowiednich technologii, takich jak wideokonferencje, komunikatory online, platformy do zarządzania projektami i śledzenia błędów, może pomóc w lepszym zrozumieniu postępów projektów, zapewniając wgląd w przydzielone i ukończone zadania, oraz wydajność poszczególnych członków zespołu w czasie rzeczywistym, bez potrzeby ręcznego sporządzania szczegółowych raportów.
- Określenie skutecznej formy raportowania dla zespołów zdalnych wymaga od organizacji znalezienia równowagi między zapewnieniem pełnego wglądu w status realizacji zadań, a zapewnieniem pracownikom wystarczającego czasu na ich wykonywanie.
Kiedy możemy uznać, że proces onboardingu dobiegł końca?
Organizacja powinna umieć określić, w którym momencie ich działania onboardingowe dobiegły końca i kiedy mogą zacząć przesuwać nacisk na dalsze etapy współpracy z nowymi pracownikami. Rozumiejąc dobrze zakres poszczególnych etapów wdrażania, firmy mogą łatwo sprawdzić, czy wszyscy nowi pracownicy są odpowiednio przygotowani do odniesienia wspólnego sukcesu.
Proces onboardingu można uznać za zakończony, gdy nowy pracownik został odpowiednio przeszkolony we wszystkich wymienionych powyżej aspektach, otrzymał wskazówki dotyczące przydzielonych mu zadań, został przedstawiony wszystkim najbliższym współpracownikom i osiągnął poziom komfortu w nowym miejscu pracy, który pozwala mu na dalszą samodzielną pracę.
Podsumowanie
Posiadanie dobrze zaprojektowanego i skutecznego procesu onboardingowego jest niezbędnym elementem sprawnego działania firmy. Podsumowując, onboarding pracownika pracującego zdalnie wymaga odpowiedniego przygotowania i zadbania o to, aby nowy pracownik miał dostęp do wszelkich potrzebnych narzędzi i informacji. Ważne jest także, aby proces onboardingu był dostosowany do potrzeb pracodawcy i pozwalał na efektywne zarządzanie pracą zdalną oraz aby nowy pracownik miał możliwość zadawania pytań i uzyskiwania wsparcia podczas swojej pracy. Dzięki odpowiedniemu procesowi onboardingowemu pracownik pracujący zdalnie będzie w stanie dobrze zintegrować się z zespołem i szybko zaadaptować się do nowego środowiska pracy, a w efekcie końcowym efektywnie wykonywać swoje obowiązki w przypisanym do siebie projekcie.
