Kultura feedbacku po procesie rekrutacyjnym

29 września 2022

 

Dlaczego powinniśmy dawać kandydatowi szczegółową informację zwrotną po zakończeniu procesu rekrutacyjnego

 

Większość osób pracujących w branży zgodzi się, iż informacja zwrotna (eng. feedback) w IT jest bardzo ważna, potrzebna i wręcz jest kluczową częścią profesjonalizmu w rekrutacji, a także w kreowaniu dobrego PR’u firmy, jednak wielu kandydatów zgłasza brak konstruktywnej informacji zwrotnej lub w ogóle jej brak po zakończonym procesie rekrutacyjnym. Jak to możliwe

Poniżej skupię się na 3 obszarach związanych z informacją zwrotną:

• Dlaczego jest ona ważna?
• Jakie są potencjalne powody braku feedbacku?
• Co to znaczy dobry feedback, czyli o czym pamiętać przedstawiając kandydatom informację zwrotną?

Podczas procesów rekrutacyjnych poszukiwane są różne umiejętności. Ktoś (zazwyczaj HR) je musi rozpoznać, ocenić w odniesieniu do konkretnych potrzeb, przedstawić wybraną osobę decydentom, a na koniec poinformować kandydata o decyzji. Określone procedury przy procesowaniu kandydatów ułatwiają organizacji ocenić, czy aplikant spełnia oczekiwania oraz czy firma ma mu do zaoferowania wystarczające wyzwania oraz satysfakcjonującą ofertę. Każdy, kto miał okazję brać udział w procesie rekrutacyjnym przyzna, iż minimum którego oczekuje od firmy, to informacja czy przeszedł rozmowę, czy też został odrzucony. W pierwszym przypadku, zazwyczaj kandydat zapraszany jest na kolejny etap, więc pozytywną informacją zwrotną będzie przejście do etapu składania oferty współpracy. Na tym etapie decyzja należy do kandydata, czy firma, rola i warunki współpracy są dla niego wystarczająco atrakcyjne. W większości przypadków proces rekrutacyjny nie kończy się jednak zatrudnieniem. Gdy angażujemy się w proces poświęcając od kilku do kilkunastu godzin, brak odzewu od firmy wzbudza w nas niezbyt przyjemne emocje: od poczucia bycia ignorowanym, po obrażenie się na firmę za brak profesjonalizmu. Dlaczego więc firma nie powinna pomijać tego kroku?

Cztery powody, dlaczego informacja zwrotna jest ważna:

1. Dobry PR firmy – konstruktywna informacja zwrotna dobrze świadczy o firmie. Oznacza, że poważnie traktują swoich pracowników jak i osoby potencjalnie zainteresowane pracą u siebie. Umiejętność przekazywania konkretnego i szczegółowego feedbacku jest rzadkością, a zatem jeśli organizacja to potrafi, to znaczy, że zatrudnia i szkoli specjalistów dobrze znających swój fach.
2. Potencjalni pracownicy za 3-6-12-24 miesiące – Wielu specjalistów deklaruje, iż chętnie wezmą ponownie udział w procesie rekrutacyjnym w konkretnej firmie lub poleci tę pracę znajomemu, jeżeli proces rekrutacyjny podsumowany był jakościową informacją zwrotną (nawet, jeżeli nie otrzymali oferty współpracy).
3. Możliwość rozwoju dla kandydata – jednym z najbardziej motywujących obszarów jest dla każdego możliwość rozwoju. Wskazanie kandydatowi kilku kwestii nad którymi może popracować aby osiągnąć lepsze wyniki zarówno w pracy jak i w przyszłych procesach rekrutacyjnych, jest dla niego bardzo cenne. Szczególnie dla mniej doświadczonych osób, gdy kandydat zdaje sobie sprawę z ogromu pracy przed nim. Wskazanie poszczególnych kroków na początek oraz rady od doświadczonego specjalisty mogą bardzo przyspieszyć rozwój zawodowy i/lub osobisty odrzuconego kandydata.
4. Cenna informacja dla agencji rekrutacyjnych – jeżeli firma współpracuje z agencją rekrutacyjną, informacja zwrotna jest kluczowym elementem, aby znaleźć pracownika szytego na miarę, szczególnie gdy są to wymagające stanowiska. W wielu wypadkach, informacja dlaczego kandydat „nie pasuje” jest o wiele cenniejsza niż lista wymagań w ogłoszeniu o pracę i znacząco pomaga skalibrować sposób poszukiwania kolejnych kandydatów, z wymierną korzyścią dla organizacji poszukującej w ten sposób pracowników.

A jednak… często feedbacku brakuje lub jest bardzo ogólny. Oto kilka powodów tego stanu rzeczy:

• Dobry feedback jest czasochłonny, szczególnie jeżeli nie ma na to procedury lub brak doświadczonych w tej kwestii specjalistów – umiejętność przekazywania trudnych informacji jest niezwykle dużym walorem w środowisku pracy (i nie tylko).
• Nie wszystkie informacje są możliwe do przekazania kandydatowi. Ze względu na politykę firmy w niektórych organizacjach ilość informacji, którą można się dzielić z aplikantem jest ograniczona, ze względu na poufność i zasady funkcjonujące wewnątrz firmy.
• Proces rekrutacyjny na dane stanowisko trwa kilka miesięcy oraz obejmuje bardzo dużą ilość kandydatów – brak czasu i skupienie się jedynie na perspektywicznych kandydatach, często kosztem PR firmy powoduje brak kultury przekazywania informacji zwrotnych.
• Brak informacji zwrotnych od agencji rekrutacyjnych w większości przypadków jest związany z brakiem szczegółowych informacji ze strony klienta, nawet mimo tego, że headhunterzy zazwyczaj robią wszystko co możliwe, aby go uzyskać.
• Zwykły ludzki błąd, zapomnienie lub problemy techniczne.

O czym warto pamiętać udzielając informacji zwrotnej:

Informując kandydata o zakończeniu procesu rekrutacyjnego na danym etapie (z różnych powodów) warto rozpocząć od podziękowań za poświęcony czas. Jeżeli rola została zamknięta z powodów wewnętrznych (zmieniło się zapotrzebowanie, został cofnięty budżet etc), warto napisać o tym wprost i zaproponować kontakt w przyszłości. Gdy sytuacja się zmieni, będzie już to dobry punkt startowy do kontynuowania rekrutacji, jeżeli kandydat będzie nadal zainteresowany. W przypadku zatrudnienia innej osoby na danym stanowisku, można o tym poinformować w pierwszej części wiadomości. Następnie przedstawić kandydatowi konstruktywną informację zwrotną, dlaczego jednak to nie on/ona został(a) wybrany(a), przekazując konkretne informacje na temat pokazanych umiejętności technicznych i miękkich podczas procesu rekrutacyjnego dot. konkretnej roli na którą był rozważany kandydat. Należy, używając przykładów, poinformować kandydata co poszło dobrze, jakie zadania nie były rozwiązane na oczekiwanym poziomie, jakie umiejętności miękkie prezentowały się świetnie w odniesieniu do konkretnej roli, a jakie gorzej i podsumować podjętą decyzję. Wiele kierowników słusznie decyduje się na sposób tzw. „kanapki”: pozytywna informacja -> negatywna informacja -> pozytywna informacja -> podsumowanie. Można też odnieść się do preferencji i oczekiwań kandydata przedstawionych podczas procesu rekrutacyjnego, gdyż nie zawsze odrzucenie kandydatury oznacza coś złego, wręcz przeciwnie – jeżeli nie ma pola rozwoju w kierunku, o którym marzy przyszły pracownik lub faktyczne obowiązki odbiegają od oczekiwań i preferencji kandydata, nawet jeżeli osoba pasuje do tej roli, odrzuci ofertę lub zrezygnuje z pracy w krótkim czasie. Dobrze przedstawiona informacja zwrotna zwiększa szansę, iż osoba będzie pozytywnie postrzegać firmę, a przy okazji rozmowy ze znajomymi specjalistami z branży podzieli się swoją opinią na jej temat, co zachęci innych specjalistów do rekrutacji na daną rolę.