Deep work w IT

20 grudnia 2022

 

Jak pracować wydajnie?

Efektywność w pracy jest bardzo pożądana, natomiast nie zawsze jest łatwa w realizacji czy zmierzenia. Żyjemy otoczeni wieloma rozpraszaczami, zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym (powiadomienia z dźwiękiem lub w postaci skróconej treści, maile, telefony, kanały komunikacyjne, urządzenia w domu domagające się uwagi gdy czegoś zabraknie, portale społecznościowe, wiadomości, ogólnie treści w internecie). Każde rozproszenie wydłuża czas wykonywania naszej pracy, prawie zawsze wpływając na jakość jej wykonania. Jak nie wpaść w błędne koło i poprawić jakość naszej pracy, mieć więcej satysfakcji z wykonywanego zawodu oraz rozwijać umiejętności w prawie dowolnym obszarze? Kilka rzeczy możemy zrobić i jedną z nich, jest rozwijanie umiejętności pracy głębokiej (z jęz. ang. Deep Work).

Cal Newport w swojej książce pt “Deep Work” definiuje pracę głęboką jako: Czynności zawodowe wykonywane w stanie nie rozproszonej koncentracji, które pchają Twoje umiejętności do granic ich możliwości. Czynności te dostarczają nowej wartości, zwiększają Twoje umiejętności i są trudne do zreplikowania (z ang. “professional activities performed in a state of distraction free concentration that push your cognitive capabilities to their limit. These efforts create new value, improve your skill and are hard to replicate”) [cytat z książki].

W świecie rozpowszechnionego multitaskingu, umiejętność pracy w skupieniu jest coraz rzadsza i coraz bardziej pożądana, albowiem wpływa mocno na efekty w pracy, zadowolenie z niej i nasze ogólne zdrowie psychiczne. Z neurobiologicznego punktu widzenia, nasz mózg bardzo lubi zadania wykonane (szczególnie te zaplanowane). Po wykreśleniu zadań (zadania) z naszej to-do listy, wydziela się dopamina (związek chemiczny uważany za neuroprzekaźnik przyjemności), niestety w przypadku używania mediów społecznościowych, również mamy do czynienia z dopaminą, natomiast w tym drugim przypadku działania te (surfowanie w necie) zazwyczaj nie prowadzą do rozwoju czy osiągnięcia celów zawodowych jak i prywatnych. Inna rzecz, która jest uwielbiana przez nasz mózg, to zadania stawiające wyzwania, gdy możemy się czegoś nauczyć, rozwiązać problem, który nas nurtuje a także pozytywna ocena naszej pracy.

Przeciwieństwem pracy głębokiej jest praca płytka (z jęz. ang. shallow work), która z kolei określana jest mianem niewymagającej poznawczo, często powtarzalna, łatwa do wykonania w stanie rozproszonym. Praca taka zazwyczaj nie wnosi nowych wartości, jest też łatwa do oddelegowania mniej doświadczonym pracownikom. Często praca polega na odpisywaniu na maile i prowadzeniu rozmów, które rozwiązują konkretne problemy. Nie warto zatem wpadać w pułapkę myślenia, iż te zadania są złe, warto natomiast do nich podchodzić z określonym planem działania.

Zapewne każdy pracujący w branży IT ma do czynienia z spotkaniami, które mogłyby być mailem, wiadomościami od współpracowników, którzy pytają o rzeczy które są do znalezienia w dokumentacji lub przy poświęceniu 10 minut w wyszukiwarce internetowej. W zależności od deadlinów, które mamy przed sobą, rozpraszacze w dużym stopniu potrafią zdemotywować, przyczyniać się do prokrastynacji i negatywnie wpływać na samopoczucie w pracy jak również na życie prywatne.

A więc co można zrobić aby pracowało się nam lepiej? Zwiększyć wydajność swojej pracy:

1. Rozwijanie umiejętności pracy głębokiej. Jak każda umiejętność, jest ona możliwa do nauczenia się, przede wszystkim poprzez określenie celu konkretnego zadania, planując gdzie się będzie je wykonywać (np.: w biurze w strefie ciszy lub w domu w pomieszczeniu za zamkniętymi drzwiami), jak długo (np.: przez godzinę, 1,5 lub 2), w jaki sposób można sobie pomóc (np ustawić tryb „nie przeszkadzać” na komunikatorze, poinformować rodzinę lub współpracowników o określonej czasowo pracy w skupieniu, przygotowanie napoju itd).

2. Określić zadania w blokach czasowych. Ważne jest określenie zadań na dany dzień pracy, najlepiej zaznaczając jakie są priorytety na dany dzień (1-3 zadania) oraz zadania, które są do zrobienia ogólnie na pełnionym stanowisku. Posegregować je na rodzaj zadania oraz umieścić w blokach czasowych, w zależności od kontekstu. Badania wskazują, że przeskakiwanie z zadania na zadanie które są w różnym kontekście prowadzi do większej ilości błędów i gorszej jakości wykonanej pracy. Większość ludzi po przeczytaniu maila nie odpowie na niego od razu, dlatego z wyjątkiem wyjątkowych sytuacji, nie ma wartości w sprawdzaniu maila co 10 minut, lepiej to zrobić w bloku czasowym np przez pół godziny lub przez godzinę 2-4 razy dziennie. Jeżeli zabieramy się za korespondencję mailową i trafiamy na wiadomość, na którą jesteśmy w stanie odpisać w ciągu 3 minut, lepiej zrobić to od razu (odraczając odpisanie poświęcamy na to 2 razy więcej czasu). Zagadnienia wymagające większego zaangażowania, sprawdzenia, ustaleń powinny być zaplanowane do zrobienia w bloku przeznaczonym na daną czynność. Inny przykład: wykonywane telefony – też do zrealizowania w blokach czasowych kilka razy dziennie. Spotkania z zespołem, klientem, kierownikiem – również mogą być planowane w blokach, np.: jeżeli wiemy, że spotkanie nie będzie wymagało od nas dużego nakładu kreatywności, lepiej planować je w drugiej połowie dnia, aby jak najwięcej wykorzystać pierwszą część dnia do zadań wymagających skupienia i zaangażowania. W przypadku wymagających spotkań, lepiej je planować zanim zabierzemy się za trudne zagadnienia.

3. Ograniczenie rozpraszaczy – wyłączenie powiadomień, szczególnie tych z dźwiękiem, które nie informują o sytuacjach pilnych. Zarówno w pracy jak i w telefonie prywatnym.

4. Przyzwolenie na nudę pomiędzy zadaniami. Jeżeli trafimy na zadanie stanowiące wyzwanie i nie możemy wpaść na rozwiązanie, warto pozwolić sobie odpocząć od tego zagadnienia przez chwilę. Nasza podświadomość będzie pracowała nad tym, aby ten problem rozwiązać. Wiele jest znanych sytuacji, gdy wpadamy na konkretny pomysł podczas prysznicu, spaceru lub innej aktywności nie angażującej nas poznawczo. Czasami brak pozwolenia na nudę i aktywne poszukiwanie treści (portale społecznościowe, wiadomości, rozrywka, komunikatory) obciąża nasz układ poznawczy, więc tym trudniej jest się skupić, gdy jest to potrzebne. W sytuacjach, gdy mamy chwilę wolnego bo np stoimy w kolejce, czekamy aż załaduje się program lub na kompilację kodu, warto sobie dać chwilę i po prostu być.

5. Produktywna medytacja – podczas określonej czasowo aktywności, gdy jesteśmy zaangażowani fizycznie ale nie mentalnie (np podczas spaceru, biegania, prysznicu, malowania) poświęcenie uwagi jednemu konkretnie określonemu zagadnieniu. Taka forma rozwiązywania problemów ma pozytywne efekty w zawodach wymagających rozwiązań mocno angażujących poznawczo, dlatego rozłożenie na mniejsze części ułatwia rozwiązywanie zagadnień stanowiących wyzwania.

6. Stosowanie reguły 80/20 (inaczej zwana Prawem Pareto) – 20% naszych nakładów generuje 80% osiąganych efektów, więc warto się przyjrzeć, które z zadań należą do której grupy. Zasada ta obowiązuje niemal w każdym obszarze, np.: 80% zysków przychodzi od 20% klientów, 20% kodu powoduje 80% błędów w oprogramowaniu itd.

7. Zaplanować czas na odpoczynek i z niego korzystać w pełni. Jeżeli pracujesz, pracuj dobrze, gdy skończysz pracę, nie wracaj do niej tego samego dnia (z ang.: “when you work, work hard, when you’re done, be done”).

W każdym przykładzie są sytuacje wyjątkowe i to jest okej. Zaczynając bardziej świadomie planować pracę w skupieniu, nie da się tego robić cały czas. Obserwacje autora książki “Deep Work”, Cal’a Newporta wskazują na to, że ludzie nie mający do czynienia z pracą głęboką początkowo będą mieli trudności pracy w pełnym skupieniu ponad godzinę dziennie. Gdy się umiejętność ćwiczy, ten czas można rozciągnąć do 4 godzin dziennie.

Bloki czasowe również mają swoje wyzwania, gdy mamy pilne sytuacje i nieplanowane zadania wiemy, że musimy się skupić na nich i warto to mieć w pamięci. Zamiast robić przerwy od pracy rozproszonej, lepiej robić przerwy od pracy w skupieniu. Spełnienie zawodowe i zadowolenie z pracy przychodzi wraz z robieniem rzeczy, które są dla nas ważne, dobrze się na tym znamy oraz są pozytywnie oceniane przez kierownictwo lub osoby dla nas ważne. Próbujmy zatem nowych podejść, aby znaleźć swój sposób pracy, która będzie dla nas angażująca i spełniająca.

Dobre miejsce pracy to takie, gdzie się dobrze pracuje

Niezależnie od tego, czy jesteśmy specjalistą IT, kierownikiem czy specjalistą HR, warto to wziąć pod uwagę tworząc kulturę pracy i strukturę w firmie, aby ułatwiać pracownikom pracować wydajnie.

Jak pomóc poprawić wydajność w zespole lub w firmie:

• Planować spotkania z wyprzedzeniem.
• Uporządkować komunikację i kanały, którymi się przekazuje rzeczy pilne, istotne i bieżące sprawy.
• Pozwolić ludziom zablokować kalendarz w określonym czasie poza godzinami spotkań.
• Stworzyć przestrzeń gdzie możliwa będzie praca w ciszy.
• W komunikacji mailowej konkretnie wskazywać pytania lub problem do rozwiązania i przedział czasowy, kiedy jest oczekiwana odpowiedź.
• Prowadzić rozmowy kwartalne lub roczne, aby wnosić zmiany w wykonywane obowiązki w zależności od bieżących potrzeb.